Teamplan ist die Dienst-, Urlaubs- und Einsatzplanung deines Betriebs. Hier steht, welche Daten Teamplan zu dir als beschäftigter Person speichert, wozu und wie sie geschützt sind.

Verantwortlich

Welche Daten gespeichert werden

Diese Bereiche gibt Teamplan in deiner Auskunft aus:

• Person
• Zugang
• Gruppen und Standorte
• Hinweise vor Urlaubsverfall
• Einsatzorte
• Abwesenheiten und Anträge
• Änderungen genehmigter Anträge
• Urlaubsanspruch
• Urlaubsbuchungen (Verfall, Abgeltung)
• Arbeitszeit (Soll)
• Regel für Plus- und Minusstunden
• Stundenmeldungen
• Stundenkonto (Buchungen)
• Ersatzruhetage
• Krankheitstage (AU-Prüfung, KK-Abrechnung)
• Verträge
• Qualifikationen
• Anhänge an Abwesenheiten
• Einsätze
• Planungsvorlagen (Zeilen mit dir)
• Jahresabschlüsse
• Persönliche Rechte
• Abgeschaltete Mails
• Protokoll (Einträge zu dir)

Technische Daten ohne eigenen Inhalt (zum Beispiel Hinweise in der Glocke, gemerkte Geräte, Prüfsummen von Einmal-Links) stehen in der Auskunft mit Begründung, warum sie nicht einzeln ausgegeben werden.

Wozu

Die Daten dienen der Planung von Arbeit und Abwesenheit: Urlaubs- und andere Anträge, Krankmeldungen (ohne Diagnosen), Einsätze, Arbeitszeit, Stundenkonto, Verträge und Qualifikationen, dazu Anmeldung, Rechte und das Protokoll der Änderungen. Mails enthalten nur Tag, Zeit und Ort, nie Bemerkungen, private oder medizinische Angaben und nie Passwörter.

Verschlüsselung

Alle Inhalte mit Bezug zu dir (Name, Personalnummer, Geburtsdatum, Terminart und Status von Abwesenheiten, Bemerkungen, Anhänge und weitere) liegen verschlüsselt in der Datenbank. Im Klartext bleiben nur Zeiten (Datum, Uhrzeit), Nummern zur Verknüpfung und technische Schlüssel. Passwörter werden nur als Prüfsumme gespeichert.

Wie lange

Daten werden nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist gelöscht. Die Fristen legt der Betrieb unter Wartung › Aufbewahrung fest; eingestellt sind:

• Abwesenheiten und Anträge (Urlaub, Krankheit, Freistellung, private Termine): 36 Monate (ArbZG § 16 Abs. 2; MiLoG § 17 Abs. 1; BGB §§ 195, 199 Abs. 1; DSGVO Art. 5 Abs. 1 e, Art. 17)
• Urlaubsanspruch je Jahr: 36 Monate (BGB §§ 195, 199 Abs. 1; BUrlG § 7)
• Einsätze und Veranstaltungen (Planung): 36 Monate (ArbZG § 16 Abs. 2; BGB §§ 195, 199 Abs. 1; DSGVO Art. 5 Abs. 1 e, Art. 17)
• Hinweise vor Urlaubsverfall (Nachweis): 36 Monate (BGB §§ 195, 199 Abs. 1; BUrlG § 7 Abs. 3; BAG 19.02.2019, 9 AZR 541/15)
• Veranstaltungen (ohne Personenbezug): 36 Monate (BGB §§ 195, 199 Abs. 1; DSGVO Art. 5 Abs. 1 e)
• Urlaubsbuchungen (Verfall, Abgeltung): 36 Monate (BGB §§ 195, 199 Abs. 1; BUrlG § 7 Abs. 3 und 4; BAG 19.02.2019, 9 AZR 541/15)
• KK-Abrechnungsvorgänge: 36 Monate (EFZG § 3; AAG §§ 1, 2; BGB §§ 195, 199 Abs. 1; DSGVO Art. 5 Abs. 1 e, Art. 9, Art. 17)
• Planungsvorlagen (Einsätze): 12 Monate (DSGVO Art. 5 Abs. 1 c, e, Art. 17 (keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht))
• Protokoll (Änderungen, Anmeldungen, Entscheidungen): 36 Monate (BGB §§ 195, 199 Abs. 1 (Nachweis bei Streit); DSGVO Art. 5 Abs. 1 e)
• Ausgeschiedene Personen (Stammdaten, Zugang, Verträge, Qualifikationen, alle übrigen Daten): 36 Monate (BGB §§ 195, 199 Abs. 1; ArbZG § 16 Abs. 2; MiLoG § 17 Abs. 1; DSGVO Art. 5 Abs. 1 e, Art. 17)

Auskunft

Alle zu dir gespeicherten Daten siehst und lädst du unter Mein Profil › Meine Daten. Für Fragen, Berichtigung oder Löschung wende dich an die oben genannte Stelle.